Struktur Organisasi


Sampai tanggal 11 November 2009, Kantor Sistem Informasi (KSI) menggunakan struktur sesuai dengan SK YSR No. 36/HP/98 tentang pendirian PSI. Pada pasal 4 SK tersebut dinyatakan bahwa dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya, Kepala PSI dibantu oleh seorang Sekretaris. Dengan demikian organ PSI menurut SK tersebut terdiri atas Kepala, Sekretaris dan 3 Bagian. Ketiga bagian yang ada di PSI adalah :

  1. Bagian Layanan Pemrosesan Data.
  2. Bagian Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem.
  3. Bagian Pengembangan, Pemeliharaan Jaringan dan Sarana Komunikasi.

Melalui proses yang panjang, maka mulai tanggal 1 Oktober 2009 (Peraturan UAJY No. 57/HP/2009 Tentang Struktur Organisasi UAJY), terjadi perubahan kelembagaan di lingkungan Universitas Atma Jaya, termasuk di KSI. Mulai pada tanggal tersebut, terjadi perubahan nama dari Pusat Sistem Informasi (PSI) menjadi Kantor Sistem Informasi (KSI). Perubahan tersebut tidak hanya perubahan nama saja, melainkan juga ada perubahan struktur organisasi KSI. Struktur organisasi PSI (sesuai SK YSR No. 36/HP/98) yang memiliki 3 bagian diubah menjadi struktur organisasi KSI dengan 4 bidang (sesuai SK Rektor UAJY No. 69/HP/2009 Tentang Struktur Organisasi dan Deskripsi KSI UAJY). Perubahan tersebut dapat di lihat pada tabel berikut ini :

Tabel 3.1 : Perubahan struktur organisasi

Pusat Sistem Informasi

(SK YSR No. 36/HP/98)

Kantor Sistem Informasi

(SK Rektor UAJY No. 69/HP/2009)

01 Bagian Layanan Pemrosesan Data. Bidang pengolahan Data
02 Bagian Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem. Bidang Pengembangan Sistem
03 Bagian Pengembangan, Pemeliharaan Jaringan dan Sarana Komunikasi. Bidang Infrastruktur, Jaringan dan Telekomunikasi
04 Bidang Layanan Pengguna

Secara prinsip dan ditinjau dari fungsi-fungsi IT yang dikerjakan, struktur lama yang ada dengan tugas pokok ataupun tanggung jawab yang diberikan sudah cukup luas dan fleksibel untuk mengakomodasi semua fungsi layanan IT yang diberikan (No. 01-03 pada tabel di atas).

Perubahan paling mendasar adalah penambahan bidang layanan pengguna (help desk service). Dasar pemikirannya adalah :

  • Selama ini fungsi layanan pengguna belum tertangani dengan baik. Setiap ada keluhan langsung ditangani oleh bagian-bagian yang ada, sehingga secara tidak langsung dapat mengganggu pekerjaan bagian tersebut (fokus pekerjaan mereka ada pada pengembangan dan operasional atau back end). Untuk itu muncul pemikiran untuk membuat antar muka antar pengguna dengan bagian back end tersebut, sehingga layanan diharapkan dapat berjalan lebih baik dan optimal. Bidang ini merupakan pihak pertama yang dikontak oleh pengguna jika ada pertanyaan atau problem yang berkaitan dengan IT, memberikan jawaban atas pertanyaan atau problem yang ditanyakan. Bidang ini sebagai lini pertama yang berhadapan langsung dengan pengguna. Adapun konsep tersebut tergambarkan pada gambar 3.1.
  • Perlu adanya edukasi pengguna, mengingat layanan yang diberikan akan semakin banyak dan cakupannya semakin luas.

Gambar 3.1 : Konsep layering pada layanan pengguna

3.1. Sistem Penjaminan Mutu ISO 9001:2008

Berkaitan dengan program universitas (dalam hal ini KP2MA) untuk mengikuti sertifikasi ISO 9001 : 2008, KSI menjadi salah satu unit pendukung yang ikut dalam proses sertifikasi gelombang pertama. Pencanangan implementasi SMM ISO 9001:2008 di UAJY dilakukan pada 19 Desember 2008. Setelah kurang lebih 6 bulan melakukan persiapan dan audit internal, pada 1 Juli 2009 UAJY mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008.

Dalam perkembangannya, kebutuhan pengembangan sistem penjaminan mutu tidak hanya berkaitan dengan bidang akademik, tetapi juga bidang-bidang penunjang. Melalui program sertifikasi ISO 9001:2008 terjadi beberapa pembenahan di KSI, yaitu :

  • Adanya panduan dan sasaran yang jelas bagi KSI (tercantum dalam Quality System Mutu – QSM) menjadikan sasaran KSI menjadi lebih jelas dan terukur (KSI, 2009). Hal ini tentu akan lebih memudahkan KSI dalam menjabarkan sasaran tersebut dalam program-program kerja.
  • Fungsi dan layanan KSI yang terwujudkan dalam Quality System Procedure (QSP) menjadi jelas dan terdokumentasi dengan baik. Adanya catatan aktivitas yang terekam dalam Quality System Record (QSR) dapat menunjukkan bahwa fungsi dan layanan tersebut dilakukan dan tercatat dengan baik.
  • Adanya panduan berupa dokumen internal ataupun support program yang memungkinkan fungsi dan layanan dapat berjalan lebih baik dan terarah.

Audit internal (2 kali setahun) dan audit eksternal (1 kali setahun) telah menjadi wahana evaluasi bagi KSI untuk melihat apakah KSI secara organisasi telah melaksanakan fungsi-fungsinya dengan baik, sehingga dapat menghasilkan layanan yang baik dan bermutu pula.

3.2. Jabatan Fungsional Pranata Komputer

Sejak 1 Oktober 2009, Yayasan Slamet Rijadi melalui SK YSR No. 02/Perat/2009 telah memberlakukan Jabatan Fungsional bagi Pranata Komputer di lingkungan UAJY. Walaupun peraturan ini banyak membantu dalam pengembangan SDM, namun secara organisatoris memberikan dampak yang cukup berarti dalam pengembangan organisasi KSI. Dengan ditetapkannya peraturan ini, maka staf UPTF Sistem Informasi di Fakultas dan Perpustakaan secara administratif berada di bawah (menjadi bagian) KSI. Hal ini kelak akan semakin memperkuat KSI dalam menjalankan tugas-tugas yang akan diembannya di masa mendatang.