Manual Penggunaan SIKMA (Sistem Informasi Kemahasiswaan)


Penjelasan Singkat

Perangkat lunak SIKMA dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan kemahasiswaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta ,modul-modulnya terdiri dari
• Sistem Informasi Beasiswa (Latihan Dasar Pengembangan Kepribadian Mahasiswa)
Digunakan untuk pengelolaan informasi dan pendaftaran beasiswa.
Layanan yang disediakan meliputi pengelolaan adanya Beasiswa oleh KACM yaitu proses input pengumuman beasiswa, proses input sponsor beasiswa,proses daftar beasiswa, rekomendasi kandidat sampai dengan proses penetapan penerima beasiswa.

• Sistem Informasi Inisiasi
Digunakan untuk pengelolaan pembuatan kelompok inisiasi sampai dengan pembuatan absensi dan laporan inisiasi.
Layanan yang disediakan meliputi pendaftaran kelompok inisiasi, rekapitulasi kelompok inisiasi sampai cetak sertifikat inisiasi.

• Sistem Informasi LDPKM
Layanan yang disediakan meliputi input tema LDPKM, input asisten dan dosen, pembimbing LDPKM, penglolaan kelompok LDPKM ,penentuan jadwal LDPKM dan cetak serfitikat LDPKM.

• Sistem Informasi SPAMA (Satuan Partisipasi Aktivitas Mahasiswa).
Digunakan menangani pengelolaan sistem kredit aktivitas kemahasiswaan
Layanan yang disediakan meliputi pengelolaan uploud mandiri, pembuatan transkrip SPAMA, dan pembuatan laporan SPAMA.

Pengguna SIKMA yaitu pihak KACM , Wadek 3 dan Mahasiswa
A. KACM
• Panduan Penggunaan Kelola Beasiswa

o Pengelolaan Beasiswa

o Pengelolaan Sponsor

o Rekomendasi Kandidat

o Pengelolaan Penerima Beasiswa

o Portofolio Beasiswa

o Laporan Beasiswa

o Pengajuan Calon BBMPPA

• Panduan Penggunaan Kelola Inisiasi .

o Pendataan Peserta Inisiasi

o Cetak Rekapitulasi Kelompok Inisiasi

o Rekapitulasi Kelompok Inisiasi

o Cetak Kelompok Inisiasi

o Cetak Sertifikat Inisiasi

• Panduan Penggunaan Kelola LDPKM

o Pengelolaan Tema LDPKM

o Kelola Dosen Pembimbing

o Kelola Asisten

o Cetak Kelompok Per Prodi

o Kelola Jadwal LDPKM

o Presensi LDPKM

o Cetak Sertifikasi LDPKM

o Cetak Pelaksanaan LDPKM

B. Wadek 3
• Panduan Penggunaan Kelola Beasiswa
o Rekomendasi Kandidat
o Kelola Kandidat
o Portofolio Beasiswa
o Laporan Penerimaan
o Info Beasiswa
o Info Penerima
• Panduan Penggunaan Kelola INISIASI
o Pendataan Peserta Inisiasi

o Cetak Rekapitulasi Inisiasi

• Panduan Penggunaan Kelola LDPKM
o Pendataan Peserta LPKM
o Presensi LDPKM

• Panduan Penggunaan SPAMA
o Tambahkan SPAM
o Transkrip SPAMA
o Periksa Uploud Mandiri
o Laporan SPAMA
o Laporan Partisipasi
o Info Poin SPAMA

C. Mahasiswa
• Panduan Penggunaan Kelola Beasiswa
o Tambah Uploud Mandiri
o Ubah Uploud Mandiri
o Transkrip SPAMA
o Info Poin SPAMA
• Panduan Penggunaan SPAMA
o Portofolio Beasiswa
o Info Beasiswa
o Pendaftaran Beasiswa
o Pengumuman Penerima

 Panduan Penggunaan untuk KACM

Untuk mengakses aplikasi sikma, buka browser anda dan ketikan alamat : www.sikma.uajy.ac.id

Login menggunakan username dan password, jika berhasil maka halaman web akan tertampil:

page-1-image-1

A. Panduan Penggunaan Kelola Beasiswa
Pengelolaan Beasiswa merupakan fitur yang disediakan bagi staff untuk melakukan input beasiswa, pengelolaan sponsor beasiswa, pengelolaan penerima beasiswa, dan pengelolaan cetak laporan beasiswa. Fitur ini juga dapat diakses oleh Wadek 3 untuk memasukkan mahasiswa yang direkomdasikan untuk menerima beasiswa.Sedangan mahasiswa dapat langsung melakukan pendaftaran beasiswa.

 

1. Pengelolaan Beasiswa

1) Klik Kelola Beasiswa jika data beasiswa kosong akan tertampil halaman diatas. Untuk menambahkan data beasiswa klik << Kembali ke halaman Tambahan Beasiswa.

page-2-image-3

2) Pada form tambah beasiswa masukkan data-data untuk keperluan beasiswa dari jenis beasiswa sampai dengan persyaratan beasiswa. Jika telah lengkap klik Save. Jika klik Save akan muncul halaman untuk menunjukan konfirmasi kembali mengenai data-data beasiswa, isi kembali tanggal deadline untuk memberikan waktu kapan pengumuman beasiswa akan berakhir.

page-3-image-5

2. Pengelolaan Sponsor Fungsi ini digunakan untuk menginputkan sponsor beasiswa jika diperlukan.

page-4-image-7

3. Rekomendasi Kandidat Data mahasiswa calon penerima beasiswa sebelumnya sudah direkomendasikan oleh pada Wadek 3 fakultas-fakultas. Klik detail Setelah klik Expand salah satu fakultas : Check pada nama calon penerima beasiswa jika memang calon tersebut terpilih untuk menerima beasiswa, kemudian klik Save.

page-4-image-8 page-5-image-9

4. Pengelolaan Penerima Beasiswa Untuk melakukan pemilihan mahasiswa penerima beasiswa dapat dilakukan dengan klik Kelola Penerima Beasiswa kemudian klik Detail. Jika akan di publish klik Publish. Jika ada kesalahan data penerima dapat dilakukan dengan menekan klik Delete.

page-5-image-11

5. Portofolio Beasiswa Halaman ini digunakan untuk melakukan pencarian history mahasiswa penerima beasiswa.

page-6-image-12

6. Laporan Beasiswa Pencetakan laporan beasiswa dapat dipilih menggunakan beberapa filter beasiswa, Fakultas dan Progam Studi maupun Tahun Akademik. Hasil laporan pencetakan beasiswa:

page-7-image-14

B. Panduan Penggunaan Kelola Inisiasi .

1. Pendataan Peserta Inisiasi Pada halaman ini akan ditampilkan data peserta inisiasi periode tahun akademik tertentu. Jika klik Detail pada salah satu Progam Studi maka :

page-7-image-16 page-8-image-17

2. Cetak Rekapitulasi Inisiasi Pilih Tahun Akademik, Fakultas dan Program Studi kemudia klik Generate maka akan tertampil report daftar peserta inisiasi Program Studi tertentu.

page-8-image-18 page-8-image-19

3. Rekapitulasi Kelompok Inisiasi Fasilitas ini memungkinkan system menggenerate kelompok inisiasi pada periode tertentu. Jika pilih periode penyelenggaraan dan pilih 3 fakultas yang akan digenerate secara otomatis.kemudian klik Generate

page-9-image-20

4. Cetak Kelompok Inisiasi Print_Kelompok Print_Agama Print_Prodi

page-9-image-21

5. Cetak Sertifikat Inisiasi Hasil Cetakan Sertifikat Inisiasi C. Panduan Penggunaan Kelola LDPKM

page-10-image-25

1. Pengelolaan Tema LDPKM Masukkan tema LDPKM terlebih dengan memilih Tahun Akademik, Semester dan Materi Pelatihan. Klik Save

page-11-image-28

2. Kelola Dosen Pembimbing Fasilitas ini digunakan untuk menginputkan dosen pembimbing LDPKM. Pilih Tahun Akadenk dan Semester ,masukkan NPP atau pilih Unit Kerja Dosen klik tanda (+) untuk menambahkan dan klik Save.

page-12-image-29

3. Kelola Asisten Hampir sama dengan tambah dosen pembimbing, kelola asisten juga untuk menginputkan asisten LDPKM.

page-12-image-30

4. Cetak Kelompok Per Prodi

page-13-image-31

5. Kelola Jadwal LDPKM Pada Halaman Kelola Jadwal LDPKM terdapat fasilitas untuk menyusun kelompok LDPKM secara otomatis maupun secara manual.

page-14-image-33

1) Menyusun Kelompok LDPKM otomatis Klik Edit digunakan untuk mengedit tanggal,tempat,dosen pembimbing, dan asisten LDPKM periode tertentu. Masukkan Tanggal dan Tempat LDPKM pada kelompok tertentu. Klik Save jika akan menyimpan perubahan data. Jika akan mengubah komposisi kelompok LDPKM klik Modify, halaman yang tertampil. Pada Bagian bawah terdapat link – link yang berfungsi :

page-15-image-35

• Link memperbarui nama panggilan Jika akan memperbarui data klik Simpan Semua Panggilan

page-16-image-37

• Link untuk menambahkan peserta LDPKM secara manual

page-16-image-38

• Link memindahkan periode untuk kelompok LDPKM

page-16-image-39

2) Menyusun Kelompok LDPKM manual

page-17-image-40

6. Presensi LDPKM Fasilitas ini digunakan untuk memberikan penilaian kepada peserta apakah Lulus, Tidak Lulus ataupun Gugur dalam mengikuti LDPKM. Untuk memberikan penilaian klik Buka Presensi dan pilih data mahasiswa dan check status (Lulus,Tidak Lulus,Gugur) untuk menyimpan perubahan klik Save.

page-18-image-42

7. Cetak Sertifikasi LDPKM

1) Cetak berdasarkan kelompok

2) Cetak Perorangan

page-19-image-43

D. Panduan Penggunaan SPAMA

1. Tambah SPAMA Klik Tambahkan SPAMA pada navigator pada kanan layar. Maka akan tertampil:

page-20-image-45

1) Tentukan Kriteria SPAMA dengan memilih option group yang tersedia. Option group anak akan berubah sesuai dengan option group induknya.

page-20-image-46

2) Masukkan kriteria SPAMA .

page-21-image-47

3) Masukkan NPM dari mahasiswa yang bersangkutan. NPM ditulis dalam format 9 digit, dimana dua digit pertama adalah tahun masuk mahasiswa, dua digit berikutnya adalah kode program studi, dan lima digit terakhir adalah nomor induk dari mahasiswa tersebut.

page-21-image-48

4) Masukkan data detail kegiatan, meliputi Nama Kegiatan, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, dan Deskripsi Kegiatan. Input tanggal dirancang dengan tampilan kalender dalam format “mm/dd/yyyy” untuk meminimalkan kesalahan.

page-21-image-49

a. Maka tampilan akhir dari input detail kegiatan adalah sebagai berikut:

page-22-image-50

5) Simpan data SPAMA ini dengan mengklik tombol “Save” Apabila data berhasil disimpan, maka akan ditampilkan halaman web berikut: Untuk mencetak Transkrip SPAMA dapat Klik “Generate Transkrip SPAMA” Hasil Transkrip SPAMA

page-22-image-51

2. Transkrip SPAMA

1) Klik link “Transkrip SPAMA” yang terletak pada menu navigasi utama.

page-22-image-52

1) Selanjutnya akan ditampilkan halaman Search transkrip SPAMA, pencarian dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

page-24-image-55

a. Memasukkan Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) secara langsung,

page-24-image-56

b. Memasukkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), beserta Fakultas dan Program Studi dari mahasiswa yang bersangkutan

page-24-image-57

c. Masukkan Fakultas , Program Studi, Angkatan dan Nama Mahasiswa yang bersangkutan Jika kita memilih menggunakan opsi yang ketiga maka ketika klik “Save” maka akan menampilkan : Ketika klik “Transkrip ” maka akan tertampil : Ubah Detail SPAMA

page-25-image-58

1) Untuk melakukan pengubahan detail SPAMA, pertama-tama ulangi sesuai dengan panduan Tampil Detail SPAMA di atas.

2) Klik Pada Jenis Kegiatan SPAMA a. Contoh disini “Olimpiade Pemrograman 2010”

page-25-image-61

3) Klik Tombol “Edit”

page-26-image-62

4) Maka sistem akan menampilkan detail SPAMA yang dipilih ke dalam field-field yang dapat diedit. Lakukan perubahan dan klik tombol “Save” Hapus Detail SPAMA

1) Untuk menghapus detail SPAMA, ulangi langkah panduan Tampil Detail SPAMA pada poin sebelumnya.

2) Klik Tombol “Delete”

page-27-image-64

3) Maka akan tertampil pesan konfirmasi sebagai berikut:

2. Periksa Upload Mandiri

1. Klik link “Periksa Upload Mandiri” pada navigasi utama.

page-28-image-66

2. Maka akan tertampil : Halaman yang tertampil seperti pada Trankrip SPAMA, akan terdapat field –field yang digunakan untuk melakukan pencarian Uploud Mandiri berdasarkan

a. Memasukkan Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) secara langsung,

b. Memasukkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), beserta Fakultas dan Program Studi dari mahasiswa yang bersangkutan

page-29-image-68

c. Masukkan Fakultas , Program Studi, Angkatan dan Nama Mahasiswa yang bersangkutan Contoh memasukkan berdasarkan Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) : Maka tertampil : Ketika di klik “Tampilkan Detail” maka : Pada halaman tersebut terdapat 3 tombol yaitu :

page-29-image-69

a. Approve digunakan untuk mengaprove/menyetujui mengenai SPAMA

b. Pending digunakan untuk mempending keputusan mengenai dokumen SPAMA, dengan memberikan keterangan tertentu.

c. Reject digunakan untuk menolak mengenai dokumen SPAMA yang diuploud mahasiswa

page-30-image-70

3. Pembuatan Laporan

1. Klik link “Buat Laporan” pada navigasi utama.

page-31-image-71

2. Selanjutnya akan tertampil halaman : Pada fasilitas ini terdapat dua format laporan yaitu Laporan Detail Satuan Partisipasi Mahasiswa dan Laporan Rekapitulasi

• Laporan Detail Satuan Partisipasi Mahasiswa

page-31-image-72

• Laporan Rekapitulasi Satuan Partisipasi Mahasiswa

page-32-image-73

3. Pada pembuatan laporan terdapat beberapa kriteria pembuatan laporan yaitu:

• Laporan Detail Satuan Partisipasi Mahasiswa

a. Tanggal Penyelenggaraan Acara

b. Fakultas dan Progam Studi

c. Kriteria Satuan Partisipasi Aktivitas Mahasiswa

d. Tingkat Satuan Partisipasi Aktivitas Mahasiswa

e. Tahun Angkatan Mahasiswa

• Laporan Rekapitulasi Satuan Partisipasi Mahasiswa

page-49-image-106

a. Fakultas dan Progam Studi

b. Tahun Angkatan Mahasiswa Pilih salah satu criteria dan tekan tombol “Generate”, maka akan tertampil : Anda dapat membuka langsung atau menyimpanya dalam hardisk.

• Laporan Detail Satuan Partisipasi Mahasiswa

page-50-image-107

• Laporan Rekapitulasi Satuan Partisipasi Mahasiswa

page-51-image-108

4. Pembuatan Laporan Partisipasi

 Panduan Penggunaan untuk WADEK 3

A. Panduan Penggunaan Kelola Beasiswa

page-34-image-81

1. Rekomendasi Kandidat Klik link untuk menampilkan daftar mahasiswa yang memenuhi persyaratan beasiswa untuk menambahkan mahasiswa yang direkomdasikan untuk mengikuti beasiswa. Klik Search untuk memulai pencarian data mahasiswa Jika akan memilih data mahasiswa, berika tanda check pada kolom Rekomendasi, selanjutnya klik Save.

page-35-image-83

page-36-image-84

2. Kelola Kandidat Fasilitas ini digunakan untuk memberikan catatan kepada mahasiswa yang direkomdasikan sebelumnya.

page-36-image-85

3. Portofolio Beasiswa Fasilitas portofolio beasiswa berfungsi untuk melihat histori pemberian beasiswa pada mahasiswa tertentu. Dapat dilakukan pencarian menggunakan beberapa cara yaitu menggunakan NPM, Prodi dan NIM dan berdasarkan Nama mahasiswa.

page-37-image-86

4. Laporan Penerimaan

page-37-image-88

5. Info Beasiswa

page-38-image-90

6. Info Penerima

page-38-image-91

B. Panduan Penggunaan Kelola INISIASI

page-39-image-93

1. Pendataan Peserta Inisiasi Klik detail

page-39-image-94

2. Cetak Rekapitulasi Inisiasi

page-39-image-95

C. Panduan Penggunaan Kelola LDPKM

page-40-image-98

1. Pendataan Peserta LPKM

page-40-image-99

2. Presensi LDPKM

page-41-image-100

D. Panduan Penggunaan SPAMA

1. Tambahkan SPAM Tentukan Kriteria SPAMA dengan memilih option group yang tersedia. Option group anak akan berubah sesuai dengan option group induknya.

page-41-image-101

1) Masukkan kriteria SPAMA .

page-41-image-102

2) Masukkan NPM dari mahasiswa yang bersangkutan. NPM ditulis dalam format 9 digit, dimana dua digit pertama adalah tahun masuk mahasiswa, dua digit berikutnya adalah kode program studi, dan lima digit terakhir adalah nomor induk dari mahasiswa tersebut.

page-47-image-104

3) Masukkan data detail kegiatan, meliputi Nama Kegiatan, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, dan Deskripsi Kegiatan. Input tanggal dirancang dengan tampilan kalender dalam format “mm/dd/yyyy” untuk meminimalkan kesalahan. Maka tampilan akhir dari input detail kegiatan adalah sebagai berikut:

page-53-image-111

4) Simpan data SPAMA ini dengan mengklik tombol “Save”

page-41-image-102

5) Apabila data berhasil disimpan, maka akan ditampilkan halaman web berikut: Untuk mencetak Transkrip SPAMA dapat Klik “Generate Transkrip SPAMA” Hasil Transkrip SPAMA

page-43-image-103

2. Transkrip SPAMA Selanjutnya akan ditampilkan halaman Search transkrip SPAMA, pencarian dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

a. Memasukkan Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) secara langsung,

b. Memasukkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), beserta Fakultas dan Program Studi dari mahasiswa yang bersangkutan

page-47-image-104

c. Masukkan Fakultas , Program Studi, Angkatan dan Nama Mahasiswa yang bersangkutan Jika kita memilih menggunakan opsi yang ketiga maka ketika klik “Save” maka akan menampilkan : Ketika klik “Transkrip ” maka akan tertampil :

page-49-image-106

3. Periksa Uploud Mandiri Halaman yang tertampil seperti pada Trankrip SPAMA, akan terdapat field –field yang digunakan untuk melakukan pencarian Uploud Mandiri berdasarkan

a. Memilih Progam Studi dan Angkatan yang mahasiswanya telah melalukan Uploud Mandiri

b. Memasukkan Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) secara langsung,

c. Memasukkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), beserta Fakultas dan Program Studi dari mahasiswa yang bersangkutan

d. Masukkan Fakultas , Program Studi, Angkatan dan Nama Mahasiswa yang bersangkutan Contoh memasukkan berdasarkan Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) : Maka tertampil : Ketika di klik “Tampilkan Detail” maka : Pada halaman tersebut terdapat 3 tombol yaitu :

page-47-image-104

d. Approve digunakan untuk mengaprove/menyetujui mengenai SPAMA

e. Pending digunakan untuk mempending keputusan mengenai dokumen SPAMA, dengan memberikan keterangan tertentu.

f. Reject digunakan untuk menolak mengenai dokumen SPAMA yang diuploud mahasiswa

4. Laporan SPAMA

5. Laporan SPAM Pada fasilitas ini terdapat dua format laporan yaitu Laporan Detail Satuan Partisipasi Mahasiswa dan Laporan Rekapitulasi

• Laporan Detail Satuan Partisipasi Mahasiswa

• Laporan Rekapitulasi Satuan Partisipasi Mahasiswa

5. Pada pembuatan laporan terdapat beberapa kriteria pembuatan laporan yaitu:

• Laporan Detail Satuan Partisipasi Mahasiswa

f. Tanggal Penyelenggaraan Acara

g. Fakultas dan Progam Studi

h. Kriteria Satuan Partisipasi Aktivitas Mahasiswa

i. Tingkat Satuan Partisipasi Aktivitas Mahasiswa

j. Tahun Angkatan Mahasiswa

• Laporan Rekapitulasi Satuan Partisipasi Mahasiswa

c. Fakultas dan Progam Studi

d. Tahun Angkatan Mahasiswa Pilih salah satu criteria dan tekan tombol “Generate”, maka akan tertampil : Anda dapat membuka langsung atau menyimpanya dalam hardisk.

• Laporan Detail Satuan Partisipasi Mahasiswa

page-43-image-103

• Laporan Rekapitulasi Satuan Partisipasi Mahasiswa

page-49-image-106

6. Laporan Partisipasi

page-50-image-107

7. Info Poin SPAMA  Panduan Penggunaan untuk Mahasiswa

page-51-image-108

A. Panduan Kelola SPAMA

1) Klik Tambah Uploud Mandiri pada navigator pada kanan layar. Maka akan tertampil:

page-52-image-110

2. Tentukan Kriteria SPAMA dengan memilih option group yang tersedia. Option group anak akan berubah sesuai dengan option group induknya.

3. Masukkan kriteria SPAMA .

page-53-image-112

4. Masukkan Detail SPAMA

page-54-image-113

5. Jika Berhasil input akan menampilkan konfirmasi: Data yang diuploud harus mendapat approvel dari pihak KACM. Pada bagian kanan halaman terdapat tombil link yaitu Detail dan Edit.

page-54-image-114

a. Jika klik Detail akan menampilkan detail data SPAMA yang kita inputkan

page-55-image-115

b. Sedangkan tombol Edit digunakan untuk mengedit data SPAMA yang diperlukan.Jika klik tombol Edit maka Klik tombol Save jika telah mengubah data SPAMA dan klik tombol Delete untuk menghapus tombol SPAMA.

page-56-image-117

2. Generate Transkrip SPAMA Untuk menggerate Transkrip SPAMA, data Uploud Mandiri yang kita input harus sudah diverifikasi oleh pihak KACM. Hasil Transkrip SPAMA

page-57-image-118

page-57-image-119

B. Panduan Kelola Beasiswa

page-34-image-81

1) Portofolio Beasiswa Halaman ini berisikan mengenai portofolio mahasiswa mendapatkan beasiswa,

page-58-image-120

2) Info Beasiswa Halaman ini berisikan mengenai informasi beasiswa yang tersedia. Untuk melihat secara detail klik > Klik link ini untuk menampilkan detail informasi beasiswa

page-58-image-121

3) Pendaftaran Beasiswa
Untuk melakukan pendaftaran beasiswa dapat menu Pendaftaran Beasiswa, kemudian memilih beasiswa yang akan di pilih dan klik Register.

page-35-image-82

4) Pengumuman Penerima
Halaman ini bersikan mengenai nama-nama penerima beasiswa.